CCS - Credit Control System

Το Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Πιστωτικού Ελέγχου «Π.Σ.Π.Π.Ε.», είναι ένα σύστημα το οποίο παρέχει υπηρεσίες μηχανογραφημένης υποστήριξης των διαδικασιών και αρχών λειτουργίας μιας οργανωτικής μονάδας πιστωτικού ελέγχου. Αποτελείται συνολικά από 3 αυτόνομα υποσυστήματα και το βασικό υποσύστημα υποδομής - pCore. Το pCore, αποτελεί την καρδιά του συστήματος και είναι προαπαιτούμενο για τα υπόλοιπα υποσυστήματα. Στη συνέχεια δίνουμε σύντομη λίστα των υποσυστημάτων που υποστηρίζονται από το CCS.

• Υποσύστημα Παρακολούθησης Εκκρεμοτήτων
• Υποσύστημα Παρακολούθησης Τιμών Οχημάτων
• Υποσύστημα Ανταλλαγής Δεδομένων
• Επιχειρηματική Ευφυΐα (Business Intelligence)

• Συγκεντρωτική και συνοπτική παρακολούθηση οφειλών πελατών
• Ευκολία Διαχείρισης - Παρακολούθησης Contactς με Πελάτη
• Εύκολος Υπολογισμός οφειλών πελατών, ανεξαρτήτως αριθμού συμβολαίων και οφειλόμενων δόσεων
• Άμεση δημιουργία επιστολών προς τους Customers
• Δυνατότητα επιλεκτικής ανάθεσης υποθέσεων σε στελέχη
• Δυνατότητα προβολής της συνολικής εικόνας των υποθέσεων οποιαδήποτε στιγμή
• Μείωση της γραφειοκρατίας και της διακίνησης φυσικών και ψηφιακών εγγράφων
• Μείωση της πιθανότητας σφαλμάτων λόγω της αυτοματοποιημένης λήψης δεδομένων από τα Back Office συστήματα
• Αύξηση της παραγωγικότητας του τμήματος πιστωτικού ελέγχου
• Άμεση πρόσβαση σε ιστορικά στοιχεία
• Αύξηση της ταχύτητας ενημέρωσης

Υποσύστημα Παρακολούθησης Εκκρεμοτήτων

Το υποσύστημα αυτό έχει σκοπό να παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα να καταγράφουν, να οργανώνουν και να προγραμματίζουν τις επαφές με τους Customers που εμφανίζουν καθυστέρηση στην πληρωμή των οφειλών τους. Επιπλέον παρέχει τη δυνατότητα στους σχετικούς αρμόδιους να έχουν άμεση πληροφόρηση της εξέλιξης των εργασιών. Συγκεκριμένα μέσα από φιλικές και εύχρηστες λίστες, οι χρήστες έχουν πλήρη εικόνα των οφειλών των πελατών και των κινήσεών τους, με σκοπό να τους ενημερώνουν για τις οφειλές τους. Οι οφειλές των πελατών ομαδοποιούνται σε λίστες ανάλογα με τον τύπο του κάθε συμβολαίου:

• Συμβόλαια που αφορούν συναλλαγματικές
• Ελεύθερες πληρωμές
• Leasing
• Leasing με συναλλαγματικές
• Δόσεις

Σε άλλες λίστες εμφανίζονται τα συμβόλαια που είναι ήδη προς χειρισμό και μπορεί ο χρήστης να τα επεξεργαστεί. Οι λίστες αυτές χωρίζονται σε δύο κατηγορίες. Στην μία περιλαμβάνονται όλα τα υπό χειρισμό συμβόλαια, ενώ στην άλλη εμφανίζονται τα συμβόλαια τα οποία έχουν εκκρεμείς ενέργειες από τους χρήστες.

Μέσω κατάλληλης οθόνης αναζήτησης εμφανίζονται στο χρήστη τα συμβόλαια που είναι προς χειρισμό. Ο χρήστης επιλέγει τα συμβόλαια που επιθυμεί να χειριστεί. Ως συμβόλαια διαθέσιμα προς χειρισμό, αποτελούν όσα έχουν ληξιπρόθεσμες δόσεις ή/και άλλες οφειλές (πχ. Τόκους υπερημερίας, δικαστικά έξοδα, κ.α.). Οι διαθέσιμες ενέργειες που υποστηρίζονται για ένα συμβόλαιο είναι:

• Έναρξη Διαδικασίας Contactς με Πελάτη
• Προγραμματισμός των τηλεφωνικών επαφών
• Αποστολή Πρώτης Ενημερωτικής Επιστολής
• Αποστολή Δεύτερης Ενημερωτικής Επιστολής
• Παραπομπή υπόθεσης σε παρακολούθηση από Δικηγόρο
• Παραπομπή υπόθεσης σε παρακολούθηση από Δικαστικό Επιμελητή
• Αναλυτική καταγραφή των στοιχείων Τηλεφωνικής Contactς και ολοκλήρωση Contactς με πελάτη

Στη συνέχεια αναφέρουμε τις σημαντικότερες διαδικασίες – λειτουργίες που υποστηρίζονται από το υποσύστημα:

• Αναζήτηση Συμβολαίων με Εκκρεμότητες βάσει κριτηρίων
• Επιλογή Συμβολαίου προς Χειρισμό
• Αυτόματη παραγωγή επιστολών υπενθύμισης
• Άμεση εμφάνιση του οφειλόμενου ποσού του Πελάτη, μέσα από ειδική φόρμα υπολογισμού
• Υπολογισμός συνολικού ποσό οφειλής πελάτη ανεξαρτήτως αριθμού συμβολαίων και συμπεριλαμβανομένων Τόκων Υπερημερίας και πιθανών άλλων εξόδων
• Εκτός των πρωτογενών ενεργειών Contactς (επιστολές και τηλεφωνικές επαφές), δίνεται η δυνατότητα παρακολούθησης της υπόθεσης από δικηγόρο
• Νομική παρακολούθηση υπόθεσης

Ιδιαίτερη βαρύτητα έχει δοθεί και στην απεικόνιση των δεδομένων του κάθε συμβολαίου. Συγκεντρωτικά σε μία μόνο οθόνη, ο χρήστης μπορεί να προβάλλει όλα τα στοιχεία που συνδέονται με ένα συμβόλαιο. Ενδεικτικά αναφέρουμε:

• Τα Γενικά στοιχεία του συμβολαίου όπως: έναρξη/λήξη συμβολαίου, προμηθευτή και άλλα.
• Αναλυτικά στοιχεία οχήματος όπως: κατασκευαστής, τύπος οχήματος, μοντέλο, κ.α.
• Τα στοιχεία των σχεδίων πληρωμής (payment plans), σε συνδυασμό με τις συναλλαγές που αφορούν κάθε ένα από αυτά.
• Το σύνολο των συναλλαγών που αφορά κάθε συμβόλαιο και προκύπτουν από σχετικό λογιστικό σύστημα.
• Οθόνη μέσω της οποίας ο χρήστης μπορεί άμεσα και εύκολα να υπολογίσει το ποσό οφειλής του πελάτη, επιλέγοντας τις δόσεις που χρωστά ο πελάτης και εισάγοντας την εκτιμώμενη ημερομηνία πληρωμής. Στους υπολογισμούς περιλαμβάνονται οι οφειλές του ληξιπρόθεσμων πληρωμών, των τόκων υπερημερίας, καθώς και άλλων πιθανών επιβαρύνσεων (π.χ. έξοδα δικηγόρων, κ.α.).

Υποσύστημα Παρακολούθησης Τιμών Οχημάτων

Το συγκεκριμένο υποσύστημα παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα να δημιουργούν/συνθέτουν οχήματα και στη συνέχεια να εισάγουν τις τιμές των οχημάτων για κάθε έτος ξεχωριστά. Η Διαδικασία δημιουργίας οχημάτων είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και καθοδηγεί το χρήστη στη σωστή δημιουργία της δομής του κάθε οχήματος. Κατόπιν ο χρήστης επιλέγοντας τη δομή οχήματος που μόλις δημιούργησε μπορεί να εισάγει την τιμή του για όποιο έτος επιθυμεί. Σε περίπτωση που το έτος που συμπληρώνει ο χρήστης συμπίπτει με το τρέχον έτος, τότε αυτομάτως ενημερώνονται όλα τα οχήματα που έχουν την ίδια δομή με αυτή το οχήματος που επεξεργαζόμαστε με την τρέχουσα αξία τους.

Υποσύστημα Ανταλλαγής Δεδομένων

Το CCS συνεργάζεται κι ανταλλάσσει δεδομένα με άλλα πληροφοριακά συστήματα. Συγκεκριμένα διαθέτει διεπαφές για Contact με SAP, καθώς και τη δυνατότητα να διασυνδεθεί με οποιοδήποτε Πληροφοριακό Σύστημα ανοικτής αρχιτεκτονικής. Έχει τη δυνατότητα να εκτελείται αυτοματοποιημένα βάσει προγράμματος.Χαρακτηριστικά αναφέρουμε μερικά αρχεία τα οποία ενδέχεται να μεταφορτώνονται από συστήματα τρίτων, τα οποία παρέχουν την μέγιστη δυνατή πληροφόρηση στο CCS:

• Κατασκευαστές Οχημάτων (Brands)
• Μοντέλα Οχημάτων (Models)
• Τύποι Μοντέλων Οχημάτων (Model Types)
• Οχήματα (Vehicles)
• Στοιχεία Πελατών (Transactors)
• Στοιχεία Συμβολαίων (Contracts)
• Σχέδια Πληρωμών (Payment Plans)
• Συναλλαγές SAP

Το υποσύστημα υποστηρίζει διάφορου τύπους αρχείων για τη μεταφόρτωση των δεδομένων ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθοι:

• txt (fixed length)
• xml
• csv
• Desktop Databases (e.g. Access)
• Excel
• Relational Databases (e.g. MS SQL, Oracle, etc.)

Επίσης είναι δυνατή η μεταφόρτωση δεδομένων από άλλες βάσεις δεδομένων σε περίπτωση που δεν είναι δυνατή η παραγωγή αρχείων των παραπάνω τύπων.
Το υποσύστημα παρέχει λειτουργία πλήρους καταγραφής όλων των συμβάντων, με δυνατότητα εμφάνιση στην οθόνη ή καταγραφής σε αρχείο (log file). Πρόκειται για χαρακτηριστικό που βοηθάει ιδιαίτερα την αποσφαλμάτωση κατά τη μεταφόρτωση.

Κύκλωμα Ελέγχου Επισφάλειας

Μία από τις κυριότερες αναφορές που παράγονται από την εφαρμογή CCS είναι η αναφορά Non Performing Loans (N.P.L.). Πρόκειται για μία μηνιαία αναφορά η οποία παρέχει πλήρη εικόνα στον χρήστη επί του συνόλου των συμβολαίων που κρίνονται επισφαλή βάση του οφειλόμενου ποσού και της αξίας του οχήματος.
Η αναφορά εξάγεται σε λογιστικά φύλλα Excel, παρέχοντας τη δυνατότητα για τροποποιήσεις τελευταίας στιγμής π.χ. πληρωμές/οφειλές πελάτη.
Τα σημαντικότερα στοιχεία που χαρακτηρίζουν την αναφορά αυτή είναι τα ακόλουθα:

• Ομαδοποίηση των συμβολαίων με βάση τις ημέρες καθυστέρησης (1-30, 31-60, 61-90, 91-180, 31+, 61+, 91+, 181+). Οι τιμές αυτές είναι πλήρως παραμετροποιήσιμες και μπορούν να αλλάξουν αν ζητηθεί.
• Ομαδοποίηση των συμβολαίων βάσει της κατηγοριοποίηση των οχημάτων, π.χ. Μεγάλα οχήματα, Φορτηγά, Λεωφορεία, κ.α.
• Υπολογισμός των οφειλόμενων ποσών ανά κατηγορία πελάτη και ημέρες καθυστέρησης
• Ομαδοποίηση των συμβολαίων με βάση των αριθμό των οφειλόμενων δόσεων του πελάτη
• Σύνθετη αναζήτηση συμβολαίων πελατών με βάση ομαδοποίησης και άλλων παραμέτρων

Επιχειρηματική Ευφυΐα (Business Intelligence)

Το υποσύστημα επιχειρηματικής ευφυΐας περιλαμβάνει εργαλεία για την υποστήριξη διαδικασιών λήψης αποφάσεων, εργαλεία ερωτημάτων και αναφορών, στατιστικών αναλύσεων και προβλέψεων. Τα κύρια χαρακτηριστικά του προσφερόμενου υποσυστήματος είναι τα ακόλουθα:

• Προβολή αναλύσεως μέσω διαφορετικών τρόπων απεικόνισης, π.χ. γραφημάτων
• Γρήγορη χάραξη στρατηγικής ώστε να μπορεί η Company να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της αγοράς και στις αλλαγές
• Παρακολούθηση της απόδοσης των κρίσιμων συντελεστών (key point indicators)
• Συλλογή, συνδυασμός και εκμετάλλευση δεδομένων από ετερογενείς πηγές
• Προσωποποίηση αναφορών και ερωτημάτων
• Ορισμός νέων διαστάσεων για χρήση σε αναφορές
• Παραγωγή πολυδιάστατων αναφορών
• Στήριξης αποφάσεων