PMS - Property Management System

Το σύστημα Διαχείριση Ακίνητης Περιουσίας αποτελεί ένα πλήρες λογισμικό του τομέα παρακολούθησης και διαχείρισης της ακίνητης περιουσίας. Πρόκειται για ένα προϊόν που αναπτύχθηκε μετά από προσεκτική καταγραφή αναγκών και προσδοκιών, από έμπειρο προσωπικό της εταιρείας μας και λαμβάνοντας υπόψη μας τη δυναμική επέκτασης του εν λόγω προϊόντος, για την κάλυψη μελλοντικών απαιτήσεων. Ως εκ τούτου δημιουργήσαμε μία εφαρμογή σύγχρονη και δυναμική.

Σκοπός του είναι η πλήρη καταγραφή – παρακολούθηση και διαχείριση όλων των ακινήτων ενός οργανισμού, είτε αυτά είναι Ιδιόκτητα – Μισθωμένα – Εκμισθωμένα – Ιδιοχρησιμοποιούμενα ή μη. Παράλληλα με την άντληση πλήθους πληροφοριών, είτε σε επίπεδο ομάδας ακινήτων είτε σε εξατομικευμένο ακίνητο, να καλύπτονται με τον πληρέστερο δυνατό τρόπο οι ανάγκες του τομέα, ώστε να επιτυγχάνεται η καλύτερη διαχείριση με το μικρότερο λειτουργικό κόστος.

Η εφαρμογή είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε όλες οι πληροφορίες που καταχωρούνται να χωρίζονται σε ενότητες με κοινά σημεία αναφοράς και επεξεργασίας ( Αναζήτηση – Ομαδοποίηση ). Οι ενότητες των δεδομένων έχουν μια λογική που βοηθά στην καταχώρηση των στοιχείων, αλλά και το διαχωρισμό των πληροφοριών κατά τη φύση τους.

Οι ενότητες αυτές είναι οι ακόλουθες:

ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΑΚΙΝΗΤΟΥ

Στην ενότητα αυτή καταχωρούνται στοιχεία όπως ο κωδικός του ακινήτου, το είδος, η χρήση, η διεύθυνση καθώς και στοιχεία εντοπισμού, ανάλυση των ορόφων, ποσοστά συνιδιοκτησίας και διάφορα άλλα πληροφοριακά στοιχεία καθώς και τα στοιχεία που χρησιμεύουν στην κατηγοριοποίηση του ακινήτου και την ομαδοποίησή του με άλλα ακίνητα.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟΚΤΗΣΗΣ ΑΚΙΝΗΤΟΥ

Εδώ καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τον τρόπο, τον χρόνο και τα έγγραφα ( τύπους εγγράφων, ημερομηνία, κλπ) που αφορούν την απόκτηση του ακινήτου καθώς και στοιχεία δικηγόρων, συμβολαιογράφων κλπ, που συμμετείχαν στη διαδικασία.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΞΙΩΝ ΑΚΙΝΗΤΟΥ

Στην ενότητα αυτή καταχωρούνται αξίες που αφορούν το ακίνητο όπως:

• Λογιστική αξία ακινήτου
• Αντικειμενική αξία
• Εμπορική αξία

καθώς και στοιχεία της εκτίμησης, όπως:

• Ημερομηνία εκτίμησης
• Στοιχεία εκτιμητή κ.λπ.

ΒΕΛΤΙΩΣΕΙΣ ΑΚΙΝΗΤΟΥ

Η εφαρμογή τέλος τηρεί ημερολόγια βελτιώσεων του ακινήτου, καταχωρώντας τα παραστατικά με τις αξίες βελτιώσεων κάθε ακινήτου, ώστε να παρακολουθείται και η λογιστική του αξία.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΜΙΣΘΩΣΕΩΝ

Για τα ακίνητα τα οποία είναι, είτε μισθωμένα, είτε εκμισθωμένα, τηρεί στοιχεία για έναν ή πολλούς μισθωτές-εκμισθωτές ανά ακίνητο, το ποσοστό συμμετοχής καθενός στο μίσθωμα καθώς και στοιχεία για το μίσθωμα, όπως:

• Ημερομηνία λήξης σύμβασης
• Ημερομηνία αναπροσαρμογής
• Τρόπο αναπροσαρμογής (ποσοστό, βάσει τιμαρίθμου, με άλλο τρόπο) καθώς και όσα στοιχεία χρειάζονται για τον αυτόματο υπολογισμό των αναπροσαρμογών των μισθωμάτων.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΣΦΑΛΙΣΤΡΩΝ

Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης των ασφαλιστηρίων συμβολαίων ανά ακίνητο. Παρακολουθούνται:

• Λήξεις των συμβολαίων
• Αποζημιώσεις τις οποίες έλαβε το ακίνητο από κάθε ζημιά, ανά ασφαλιστήριο και πάντοτε σε σχέση με τα αιτούμενα ποσά.

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ

Για τα ακίνητα, τα οποία επιθυμεί, ο ενδιαφερόμενος, να πωληθούν μέσω διαγωνισμού, η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα τήρησης στοιχείων του διαγωνισμού όπως:

• Στοιχεία ενδιαφερομένων
• Αξίες εκκίνησης & προσφορών
• Προμήθειες προς τον διενεργούντα τον διαγωνισμό
• Τήρηση στοιχείων για τυχόν άγονη έκβαση του διαγωνισμού

ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΣΕ ΚΕΝΤΡΑ ΚΟΣΤΟΥΣ

Η εφαρμογή υποστηρίζει τη δυνατότητα της χρήσης ενός ακινήτου από διαφορετικές υπηρεσίες, χαρακτηρίζοντας με ένα ποσοστό χρήσης την κάθε μία από αυτές σε κέντρα κόστους. Με αυτό τον τρόπο όλες οι δαπάνες κάθε μηνός επιμερίζονται αναλογικά στα κέντρα κόστους και δημιουργούνται οι αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές οι οποίες και μπορούν να εξαχθούν από την εφαρμογή σε μορφή αρχείου, ώστε να ενημερωθεί ηλεκτρονικά οποιοδήποτε σύστημα μηχανογραφικής παρακολούθησης του λογιστηρίου του οργανισμού.

ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΑΚΙΝΗΤΩΝ

Η εφαρμογή υποστηρίζει, με ένα υποσύστημά της, τον εξοπλισμό που υπάρχει σε κάθε τμήμα, ή όροφο του ακινήτου. Οι πληροφορίες που τηρεί για κάθε μέρος του εξοπλισμού είναι πολλές, όπως:

• Επιμέρους τμήματα του εξοπλισμού
• Κατασκευαστές
• Προμηθευτές
• Εταιρεία συντήρησης του εξοπλισμού
• Ημερομηνίες προληπτικού ελέγχου
• Ημερολόγιο βλαβών
• Παραστατικά συντήρησης κ.λπ.

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΑΚΙΝΗΤΩΝ

Για την παρακολούθηση έργων που γίνονται, είτε για τη δημιουργία ενός νέου ακινήτου, είτε για τη μετατροπή κλπ υπάρχοντος και είναι μεγάλου χρονικού ορίζοντα και προϋπολογισμού, η εφαρμογή έχει υποσύστημα που παρακολουθεί όλη την οικονομική εξέλιξη του έργου. Το υποσύστημα αυτό χωρίζεται στις παρακάτω υποενότητες:

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Εδώ αναφέρονται τα στοιχεία του έργου όπως:

• Περιγραφή εργασιών
• Μελετητές
• Υπεύθυνος έργου

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ

Εδώ αναφέρονται τα ποσά ανά έτος που προϋπολογίζονται για το έργο, καθώς και τα στοιχεία των επιτροπών που ενέκριναν τον προϋπολογισμό.

ΦΑΣΕΙΣ ΕΡΓΟΥ

Γίνεται καταγραφή των φάσεων υλοποίησης του έργου καθώς και οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης κάθε φάσης.

ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ ΕΡΓΟΛΑΒΩΝ

Εδώ καταχωρούνται οι προσφορές των εργολάβων για κάθε εργολαβία, που αφορά την υλοποίηση. Η καταχώρηση των προσφορών γίνεται σε ομαδοποίηση κατά κεφάλαιο εργασιών με ανάλυση των εργασιών ως Α.Τ.Ο.Ε.

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ – ΠΙΝΑΚΙΑ

Κατά την πρόοδο των εργασιών, καταχωρούνται τα πινάκια που προσκομίζει ο εργολάβος και το πρόγραμμα υπολογίζει τα ποσοστά υλοποίησης τις τυχόν εξωσυμβατικές εργασίες και κάνει εκκαθάριση του πινακίου, λαμβάνοντας υπόψη:

• Προηγούμενα πινάκια
• Αναλογία προκαταβολής
• Εγγυήσεις καλής εκτέλεσης

ΚΑΡΤΕΛΛΑ ΕΡΓΟΥ

Για κάθε έργο τηρείται μηχανογραφική καρτέλα, όπου εμφανίζονται τα τιμολόγια εργολάβων, λοιπών δαπανών, ΔΕΚΟ κλπ καθώς και πληρωμές που έχουν γίνει σε αντιστοίχηση με αυτά.